Hoe het concept-rapport in de prullenmand belandde: De feiten

Eind september kwamen honderden documenten en bijlages openbaar over de totstandkoming van het participatierapport. Onze vragen zijn hier te lezen. Daarnaast heeft Partij Sleutelstad de feiten op een rij gezet.

• 25 augustus 2020 – Acht buurtverenigingen zeggen het vertrouwen in en de samenwerking met de gemeente op, omdat er nauwelijks iets met hun inbreng wordt gedaan.
• 17 september 2020 – De gemeenteraad besluit tot het laten uitvoeren van een onafhankelijk onderzoek naar participatie. Mede op aandringen van coalitiepartijen wordt niet de rekenkamer, maar het college aangewezen als de partij om het onderzoek uit te laten voeren.
• 10 december 2020 – Het college legt de onderzoeksopzet voor aan de commissie Leefbaarheid & Bereikbaarheid. De buurtverenigingen blijken niet geïnformeerd over, laat staan betrokken te zijn geweest bij, het opstellen van deze onderzoeksopzet.
• 17 december 2020 – De gemeenteraad stemt in met de onderzoeksopzet en benoemt tegelijkertijd een klankbordgroep van (duo)raadsleden die namens de raad gesprekspartner is van het onderzoeksbureau.
• 12-22 januari 2020 – Uitvraag naar offertes. Uiteindelijk krijgt Platform31 de opdracht om het onderzoek uit te voeren.
• Eind januari 2021 – Selectie van de casussen: 1) Kopermolen, 2) Wijkvervanging Houtkwartier, 3) Evenementenbeleid, en 4) Plaatsing woonunits Verdamstraat
• Begin mei 2021 – Concept-rapport wordt aangeleverd bij de gemeente Leiden. De gemeente neemt met teleurstelling kennis van het rapport.
• 14 mei 2021 – Bespreking via WhatsApp: “Alleen wij kennen het rapport en ik zou het nog klein willen houden, dus het werkoverleg heeft nog niet zoveel zin.”
• 18 mei 2021 – De gemeente geeft een reactie op het concept-rapport. Het resultaat is niet wat men er van had verwacht: “We zijn geschrokken van de redeneerlijn en onderbouwing. Zowel methodisch, als analytisch, als redactioneel is het concept-rapport onder de maat. En niet conform wat is beloofd in de offerte.” Er wordt gewezen op dat het rapport een zeer negatieve toon over de gemeente heeft: “Toonzetting is buitengewoon negatief, suggestief en doorspekt van een vijandbeeld t.a.v. de Gemeente.”
• Eind mei 2021 – Platform31 bericht dat het team is uitgebreid: “Ik heb inmiddels het team uitgebreid met college [X] (ervaren onderzoeker van Platform31 die als provinciaal statenlid gevoel heeft voor politieke kwesties waar veel op het spel staat) en [Y] (extern adviseur van Platform31 en gepensioneerd lector en hoogleraar Wijken, oprichter van het netwerk Stad en Wijken). Wij zijn met de herziene versie aan de slag.”
• 1 juni 2021 – Een ambtenaar rapporteert dat hij een gesprek heeft gehad met de nieuwe onderzoekers en dat het oude rapport naar de prullenmand is verwezen. Afgesproken is dat de gemeente binnen een week de casusbeschrijvingen ontvangt en door de gemeente van commentaar worden voorzien. De ambtenaar vult aan dat de conclusie “gaat misschien wel uitkomen op zoiets als “hoe om te gaan met participatie stress” (wanneer is het genoeg, kan het ooit goed? Wat is daarvoor nodig bij alle partijen?)”.
• 29 juni 2021 – Betrokkenen bij één van de casussen dienen een WOB-verzoek in. Gevraagd wordt om: 1) alle documenten die samenhangen met de opdrachtformulering, 2) alle documenten die Platform031 heeft opgesteld, 3) alle documenten die betrekking hebben op het opdrachtgeverschap, 4) alle documenten die door de begeleidingscommissie, directeurenoverleg, de klankbordgroep en andere betrokkenen zijn opgesteld, 5) alle documenten die betrekking hebben op het moment en de wijze van publiceren van het rapport.
• 1 juli – Het definitieve rapport wordt, tegelijkertijd met de collegereactie, gedeeld met de gemeenteraad. De onderzoekers geven ‘s-avonds een presentatie aan de commissie Leefbaarheid en Bereikbaarheid (LB).
• 19 juli 2021 – De gemeente schort zonder instemming van de indiener en daarmee in strijd met de wet de indieningsdatum van het WOB-verzoek van 29 juni op naar 19 juli.
• 30 augustus 2021 – Door de fractie van Partij Sleutelstad wordt verzocht om het concept-rapport en de WOB-stukken te delen met de commissie LB.
• 3 september 2021 – De gemeente verklaart de klacht van de WOB-indiener over het opschorten van de indieningsdatum gegrond.
• 9 september 2021 – Inhoudelijke behandeling van het participatierapport in de commissie Leefbaarheid & Bereikbaarheid (LB). Eerder die dag bericht het college de commissie dat het WOB-verzoek nog in behandeling is en stelt daarbij dat de indieningsdatum 19 juli is (ondanks dat de gemeentesecretaris al had vastgesteld dat dit niet rechtmatig was).
• 14 september 2021 – De WOB-stukken worden gedeeld met de griffie. Door technische problemen kunnen ze niet direct met de commissie LB worden gedeeld.
• 21 september 2021 – De WOB-stukken worden via een ZIP-bestand met de commissie LB gedeeld.