Indiendatum: 24 december 2021
Door: Maarten Kersten (Partij Sleutelstad)
Op 9 november 2021 heeft de gemeenteraad het rapport van Platform31 over participatie in Leiden en het raadsvoorstel met aanbevelingen behandeld. In aanloop naar dit debat heeft Partij Sleutelstad technische vragen gesteld over de totstandkoming van het rapport en de rol die de gemeente hierin heeft gespeeld.1)
In het bijzonder over de intrekking van het aanvankelijke rapport en het WOB-verzoek over het onderzoek. Zoals wij reeds in het raadsdebat hebben aangegeven zijn er nog altijd zaken onduidelijk.
Op grond van artikel 45 van het Reglement van Orde stelt het lid Maarten Kersten (PS) het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Leiden de volgende vragen:
In beantwoording van de technische vragen wordt gesteld dat het onderzoeksbureau het onderzoek zelf heeft ingetrokken, dat het onderzoeksbureau zelf al bij voorbaat oordeelde dat het rapport van onvoldoende kwaliteit was en dat de aanlevering gepaard ging met interne aantekeningen, kritische vragen en opmerkingen van de opstellers.2) Ondanks dat er een groot aantal documenten openbaar is gemaakt in het kader van de WOB-stukken, hebben wij dit niet kunnen terugvinden.
1. Waaruit valt op te maken dat voorgaande inderdaad het geval is?
2. Via welke weg (telefonisch, mail, persoonlijk gesprek, etc.) is door het onderzoeksbureau voorgaande gecommuniceerd aan de gemeente?
In de beantwoording van de technische vragen en in de behandeling van het raadsvoorstel is door het college betwist dat er na de intrekking van het concept-raadsvoorstel geen wederhoor meer met andere partijen heeft plaatsgevonden. Het college verwijst daarbij naar het overzicht in het rapport van de bronnen per casus (p. 60).3)
3. Met welke van deze personen/partijen is door Platform31 na 1 juni gesproken?
Over de totstandkoming van het participatierapport is een WOB-verzoek ingediend. De indieningsdatum is door de gemeente eigenhandig bijna een maand opgeschort. Daardoor is bij de behandeling van het WOB-verzoek de wettelijk verplichte deadline (24 augustus 2021) overschreden.
4. Op welke datum is de feitelijke behandeling van het WOB-verzoek afgerond?
5. Op welke datum is het formele besluit omtrent het verzoek afgerond?
6. Op welke datum zijn de WOB-stukken naar de indieners en raad verstuurd?
7. Hoe reflecteert het college op het proces waarin het rapport tot stand gekomen is? Welke zaken zijn er in de ogen van het college goed gegaan? En welke zaken juist niet?
8. Welke lessen trekt het college hieruit? Zijn er zaken die bij toekomstige onderzoeken anders zouden moeten worden gedaan? Zo ja, welke?
Bronverwijzing:
1) Aanvullende vragen n.a.v. het WOB-verzoek over de totstandkoming van het rapport “Participatie in Leiden ontleed”, https://partijsleutelstad.nl/vragen/aanvullende-vragen-n-a-v-hetwob-verzoek-over-de-totstandkoming-van-het-rapport-participatie-in-leiden-ontleed/
2) Beantwoording aanvullende vragen Partij Sleutelstad n.a.v. het WOB-verzoek over de totstandkoming van het rapport “Participatie in Leiden ontleed”, vraag 4.
3) Onderzoeksrapport ‘Participatie in Leiden Ontleed’ (Platform 31) (LIS raad 13 juli 2021, nr. B 18) https://leiden.notubiz.nl/document/10352388/2/21_0349%20Bijlage%201_Onderzoeksrapport%20%E2%80%98Participatie%20in%20Leiden%20Ontleed%E2%80%99
Antwoorddatum: 27 januari 2022
Op 9 november 2021 heeft de gemeenteraad het rapport van Platform31 over participatie in Leiden en het raadsvoorstel met aanbevelingen behandeld. In aanloop naar dit debat heeft Partij Sleutelstad technische vragen gesteld over de totstandkoming van het rapport en de rol die de gemeente hierin heeft gespeeld.1)
In het bijzonder over de intrekking van het aanvankelijke rapport en het WOB-verzoek over het onderzoek. Zoals wij reeds in het raadsdebat hebben aangegeven zijn er nog altijd zaken onduidelijk.
Op grond van artikel 45 van het Reglement van Orde stelt het lid Maarten Kersten (PS) het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Leiden de volgende vragen:
In beantwoording van de technische vragen wordt gesteld dat het onderzoeksbureau het onderzoek zelf heeft ingetrokken, dat het onderzoeksbureau zelf al bij voorbaat oordeelde dat het rapport van onvoldoende kwaliteit was en dat de aanlevering gepaard ging met interne aantekeningen, kritische vragen en opmerkingen van de opstellers.2) Ondanks dat er een groot aantal documenten openbaar is gemaakt in het kader van de WOB-stukken, hebben wij dit niet kunnen terugvinden.
1. Waaruit valt op te maken dat voorgaande inderdaad het geval is?
Antwoord: Dit is een herhaling van eerdere vragen die gesteld zijn, zowel schriftelijke technische vragen als mondeling tijdens de commissiebehandeling. Citerend uit de antwoorden van de schriftelijke vragen:
Fragment antwoord op vraag 4:
“Platform31 kwam op de afgesproken datum van oplevering met een stuk met flink wat interne aantekeningen, kritische vragen en opmerkingen van de opstellers zelf die ertoe moesten leiden dat het stuk aan kwaliteit zou winnen en in een later stadium het rapport zou opleveren waartoe de raad had verzocht en het college opdracht heeft gegeven. Het bureau gaf zelf aan dat zij het dus niet waar kon maken om de onderzoeksrapportage volgens de gemaakte afspraken en met voldoende kwaliteit te leveren. Het bureau heeft daarom het onderzoeksteam verzwaard en verstevigd. Wel werd verzocht om feedback van de opdrachtgever. Het stuk, dat volgens het eigen oordeel van het onderzoeksbureau duidelijk nog niet af was en niet voldeed, is vervolgens met deze grote kanttekening gedeeld met de ambtelijke begeleidingsgroep (die feedback hebben gegeven). Bij de aflevering van de feedback is door het bureau te kennen gegeven dat ze dit stuk eigenlijk wilden intrekken, zodat kon worden gewerkt aan een stuk die aan de eigen standaarden van het bureau voldeed. Die tijd en ruimte is gegeven.”
Fragment antwoord op vraag 5:
“… zoals toegelicht in antwoord op vraag 4 heeft het onderzoeksbureau geoordeeld dat het concept onvoltooid en onvoldragen was en gemeend dit stuk terug te moeten nemen.”
2. Via welke weg (telefonisch, mail, persoonlijk gesprek, etc.) is door het onderzoeksbureau voorgaande gecommuniceerd aan de gemeente?
Antwoord: Dit is aan de coördinerende ambtenaar telefonisch kenbaar gemaakt en in het document zelf waren zoals aangegeven verschillende kritische inhoudelijke kanttekeningen geplaatst door collega’s van de opsteller bij Platform31. Zie ook het citaat van het antwoord op vraag 4 van uw eerder gestelde vragen bij het antwoord van vraag 1 van deze schriftelijke vragen.
In de beantwoording van de technische vragen en in de behandeling van het raadsvoorstel is door het college betwist dat er na de intrekking van het concept-raadsvoorstel geen wederhoor meer met andere partijen heeft plaatsgevonden. Het college verwijst daarbij naar het overzicht in het rapport van de bronnen per casus (p. 60).3)
3. Met welke van deze personen/partijen is door Platform31 na 1 juni gesproken?
Antwoord: Platform31 heeft op 14 mei de later teruggetrokken versie met interne kritiek naar de gemeente gestuurd. Voor die tijd waren alle interviews en / of gesprekken met betrokkenen al gevoerd. Op 17 juni is het uiteindelijke rapport opgeleverd aan de gemeente. In de tussenliggende tijd is het rapport definitief gemaakt en daarvoor kon gebruik gemaakt worden van de input van betrokkenen.
Het college bestrijdt de suggestie dat (alleen) de gemeente betrokken zou zijn geweest bij de casus-beschrijvingen en uw uitspraak dat in het definitieve rapport conclusies zouden zijn opgenomen die door de gemeente zouden zijn aangereikt. Dit is onjuist. Het onderzoeksbureau heeft om de vier cases te onderzoeken in alle gevallen uitgebreid gesproken met betrokkenen, zowel van de zijde van de gemeente als inwoners. Zo is in het geval van het Evenementenbeleid op verzoek van bewoners het aantal gesprekspartners uitgebreid, zodat vertegenwoordigers van nagenoeg alle wijkverenigingen uit de binnenstad deel konden nemen aan het onderzoek.
Wederhoor op feitelijkheden is inderdaad de bedoeling geweest en valt onder verantwoordelijkheid van Platform31. Hij heeft aangegeven dat ze hier uiteindelijk niet volledig aan is toegekomen door de tijdsdruk die ontstond om tijdig een kwalitatief rapport op te leveren. Het was beter geweest als dit wel was gebeurd. In de laatste bijlage (p. 60) van het Participatieonderzoek ziet u wie er voor de verschillende cases zijn gesproken vanuit een brede en diverse betrokkenheid en vertegenwoordiging van belangen. In de bijlagen daaraan voorafgaand (p. 29-59) vindt u de beschrijvingen van de diverse cases, met daarin alle betrokken partijen aan het woord.
Over de totstandkoming van het participatierapport is een WOB-verzoek ingediend. De indieningsdatum is door de gemeente eigenhandig bijna een maand opgeschort. Daardoor is bij de behandeling van het WOB-verzoek de wettelijk verplichte deadline (24 augustus 2021) overschreden.
4. Op welke datum is de feitelijke behandeling van het WOB-verzoek afgerond?
Antwoord: Het college constateert dat vragensteller deze en volgende vragen reeds eerder heeft gesteld. Voor de beantwoording van deze vraag put het college derhalve uit de antwoorden die we reeds op verschillende momenten eerder met u hebben gedeeld. Het Wob-besluit is op 14 september 2021 naar de indiener gestuurd. Zoals reeds beantwoord op de eerder gestelde technische vragen was het dossier niet op tijd klaar, omdat de omvang van het wob-verzoek fors was en voor een groot deel in vakantietijd samengesteld moest worden. Met alle inzet is geprobeerd het dossier wel rond te krijgen vóór de wettelijke termijn én de commissiedatum. Dat was ieders wens, maar dat is niet gelukt.
De ingangsdatum van de termijnen is onderdeel geworden van een klachtenprocedure ingediend door de indiener van het wob-verzoek tegen de behandelend ambtenaar. Voor en tijdens de behandeling van die klacht is nog uitgegaan van de ingangsdatum van 19 juli. Bij afronding van de klacht op 3 september is gebleken dat deze gegrond was en dat dus formeel moest worden uitgegaan van de ingangsdatum van 29 juni. De implicatie hiervan was dat er dus niet meer voldaan kon worden aan de wettelijke termijnen. Zoals hierboven en ook destijds al in het antwoord op de eerdere technische vraag is aangegeven betrof het een omvangrijk verzoek dat ondanks veler inspanningen nog niet had kunnen worden afgerond. Uiteindelijk is het WOBdossier op 14 september openbaar gemaakt met de indiener en op 16 september gedeeld met de raad. Vervolgens heeft op 14 oktober de commissiebehandeling plaatsgevonden van het bijbehorende raadsvoorstel bij het participatieonderzoek.
5. Op welke datum is het formele besluit omtrent het verzoek afgerond?
Antwoord: Ook op 14 september 2021. Zie hiervoor ook de beantwoording van vraag 17 en 19 van de eerder gestelde technische vragen.
6. Op welke datum zijn de WOB-stukken naar de indieners en raad verstuurd?
Antwoord: Naar de indieners op 14 september 2021, naar de raad op 16 september 2021. Zie hiervoor ook de beantwoording van vraag 17 en 19 van de eerder gestelde technische vragen. Partij Sleutelstad wil tenslotte graag weten hoe het college zelf terugkijkt naar de wijze waarop het participatierapport tot stand is gekomen.
7. Hoe reflecteert het college op het proces waarin het rapport tot stand gekomen is? Welke zaken zijn er in de ogen van het college goed gegaan? En welke zaken juist niet?
Antwoord: De voorbije maanden heeft het college haar standpunten en overwegingen, zowel over inhoud als proces, kenbaar gemaakt in de diverse debatten die zijn gevoerd in commissie en raad en in brieven die het college de raad heeft toegezonden. Het college heeft dan ook de indruk dat de vragensteller reeds bekend is met het antwoord dat nu zal volgen. Het college is tevreden met een goed en bruikbaar onderzoek en het gesprek dat dat heeft opgeleverd met de raad. Het proces om te komen tot het onderzoek is goed verlopen, alhoewel de vertraging van de rapportage natuurlijk vervelend was. Daar heeft Platform31 zelf ook een actieve rol in genomen om dat (met vertraging) op te lossen. Als opdrachtgever heeft het college afstand gehouden tot opdrachtnemer Platform31 van het onderzoek en ook ruimte gegeven aan opdrachtnemer om een conceptrapportage terug te nemen om vervolgens te investeren in een nader gesprek over de door de raad meegegeven onderzoeksvragen zodat er een rapport kon komen dat voldeed aan de eigen standaarden van het onderzoeksbureau en antwoord gaf op de vragen van de raad. Daarnaast heeft de klankbordgroep uit uw raad toegezien op een ordentelijk proces. Ook het wob-verzoek, de klachtenprocedure die daarmee samenhangt en vervolgens het bezwaar dat op het wob-besluit is gekomen volgen allemaal een ordentelijk proces, zoals dat hoort. De democratie, de politieke behandeling, de politieke instrumenten en de instrumenten voor inwoners zijn goed gebruikt (en worden nog steeds gebruikt) om de rapportage te bevragen. De inhoudelijke behandeling met 4 aangenomen moties heeft een goede richting opgeleverd voor een handreiking participatie die zal worden aangeboden aan de volgende raad.
8. Welke lessen trekt het college hieruit? Zijn er zaken die bij toekomstige onderzoeken anders zouden moeten worden gedaan? Zo ja, welke?
Antwoord: Zie het antwoord op vraag 7. Het procesverloop van het onderzoek met nauwe betrokkenheid van de raad in de vorm van een klankbordgroep is goed gegaan. De daaropvolgend ingezette (politieke) instrumenten hebben ook hun ordentelijke proces gevolgd. De vertragingen die zijn opgetreden zijn vervelend, maar daar is naar de betrokkenen altijd helder over gecommuniceerd.
Bronverwijzing:
1) Aanvullende vragen n.a.v. het WOB-verzoek over de totstandkoming van het rapport “Participatie in Leiden ontleed”, https://partijsleutelstad.nl/vragen/aanvullende-vragen-n-a-v-hetwob-verzoek-over-de-totstandkoming-van-het-rapport-participatie-in-leiden-ontleed/
2) Beantwoording aanvullende vragen Partij Sleutelstad n.a.v. het WOB-verzoek over de totstandkoming van het rapport “Participatie in Leiden ontleed”, vraag 4.
3) Onderzoeksrapport ‘Participatie in Leiden Ontleed’ (Platform 31) (LIS raad 13 juli 2021, nr. B 18) https://leiden.notubiz.nl/document/10352388/2/21_0349%20Bijlage%201_Onderzoeksrapport%20%E2%80%98Participatie%20in%20Leiden%20Ontleed%E2%80%99