Indiendatum: 28 januari 2022
Door: Maarten Kersten (Partij Sleutelstad)
BNR nieuwsradio1) rapporteerde eerder deze maand dat steeds meer politici en bestuurders gebruik maken van de chatapp Signal. Verschillende gemeentes, waaronder Amsterdam en Delft, zijn afgelopen jaar overgestapt op deze app. Dat is volgens juristen en anti-corruptie-ngo Transparency International een zorgelijke ontwikkeling omdat Signal de laagdrempelige functie heeft om berichten na een vastgestelde periode te laten verdwijnen.
Volgens advocaat Cornelis van der Sluis, gespecialiseerd in WOB-wetgeving, is het risico daardoor groot dat informatie in het kader van WOB-verzoeken openbaar gemaakt moet worden automatisch wordt verwijderd.
Op grond van artikel 45 van het Reglement van Orde stelt het lid Kersten (Partij Sleutelstad) het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Leiden de volgende vragen:
- Hoe beoordeelt het college het toenemende gebruik van Signal als communicatiemiddel in relatie tot de Wet openbaarheid van bestuur?
- Deelt het college onze zorg dat communicatie die via WOB-procedures opgevraagd zou kunnen worden door de automatische verwijderfunctie verloren kan gaan?
- Hoe moet de burger op de volledigheid van de vrijgegeven communicatie in een Wob-verzoek vertrouwen als deze communicatie bij regelmaat verwijderd kan worden?
- Zijn er leden van het college die gebruikmaken van Signal? Zo ja, is dit voor werkgerelateerde communicatie?
- Zijn er ambtenaren die Signal gebruiken voor werkgerelateerde communicatie?
- Wordt – bij werkgerelateerd gebruik van Signal – gebruik gemaakt van de optie om berichten automatisch te laten verwijderen?
- Zijn er in het verleden werkgerelateerde berichten verwijderd door collegeleden, de gemeentesecretaris of leidinggevenden?
- Heeft de gemeente richtlijnen voor het gebruik van Signal? Zo ja, wat zijn deze richtlijnen?
- Indien Signal binnen de gemeente Leiden wordt gebruikt, welke waarborgen zijn er om te voorkomen dat deze app gebruikt wordt om WOB-procedures te omzeilen?
- Indien de gemeente nog geen richtlijnen hanteert voor het gebruik van Signal, is het college dan bereid om deze alsnog op te stellen en daarover de raad te informeren?
Bronverwijzing:
- BNR, 13 januari 2022. Meer politici op app met verdwijnende chats, vrees voor wegmoffelen gevoelige communicatie.
Antwoorddatum: 22 maart 2022
BNR nieuwsradio1) rapporteerde eerder deze maand dat steeds meer politici en bestuurders gebruik maken van de chatapp Signal. Verschillende gemeentes, waaronder Amsterdam en Delft, zijn afgelopen jaar overgestapt op deze app. Dat is volgens juristen en anti-corruptie-ngo Transparency International een zorgelijke ontwikkeling omdat Signal de laagdrempelige functie heeft om berichten na een vastgestelde periode te laten verdwijnen.
Volgens advocaat Cornelis van der Sluis, gespecialiseerd in WOB-wetgeving, is het risico daardoor groot dat informatie in het kader van WOB-verzoeken openbaar gemaakt moet worden automatisch wordt verwijderd.
Op grond van artikel 45 van het Reglement van Orde stelt het lid Kersten (Partij Sleutelstad) het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Leiden de volgende vragen:
1. Hoe beoordeelt het college het toenemende gebruik van Signal als communicatiemiddel in relatie tot de Wet openbaarheid van bestuur?
Antwoord: In maart 2019 heeft de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State bepaald dat WhatsAppberichten, sms’jes en gelijksoortige chatberichten documenten zijn in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Dit betekent dat dergelijke chatberichten, wanneer deze in het kader van het werk zijn verstuurd, onderdeel kunnen uitmaken van de informatie die beschikbaar wordt gesteld bij een Wob-verzoek.
De uitspraak heeft betrekking op alle vormen van elektronische berichtendragers, dus naast WhatsApp en SMS ook Signal, Facebook Messenger, etc.. Het maakt daarbij niet uit of de berichten via een privé of zakelijke telefoon zijn verstuurd. Alle chatberichten die leiden tot bestuurlijke besluitvorming zullen dan ook gearchiveerd moeten worden. Wij zien ook dat er in toenemende mate gebruik wordt gemaakt van chatberichten. Daarom zijn we aan het kijken hoe we dergelijke berichten op een goede wijze kunnen archiveren. Van belang daarbij zijn drie wetten:
Wet openbaarheid van bestuur (Wob)
In artikel 3 lid 1 van de Wob staat dat ieder bestuursorgaan (in de zin van de Algemene wet bestuursrecht) verzocht kan worden om informatie uit documenten die te maken heeft met bestuurlijke aangelegenheden openbaar te maken. De wet en de rechtspraak leggen bestuurlijke aangelegenheid uit als informatie die betrekking heeft op de voorbereiding, besluitvorming en uitvoering van beleid binnen het op openbaar bestuur in al zijn facetten.
De Wob bevat geen bewaarplicht: in de wet staat niet precies welke documenten wel en welke niet moeten worden bewaard. Het gaat er bij de Wob om dat documenten (waaronder chatberichten) kunnen worden opgevraagd die op dat moment feitelijk en juridisch bij het bestuursorgaan ‘berusten’.
Gedurende een Wob-traject, inclusief vervolgprocedures, gelden bijzondere eisen ten aanzien van het bewaren van documenten (dus ook chatberichten). Berichten mogen op dat moment bijvoorbeeld niet meer verwijderd worden.
Archiefwet 1995
De Archiefwet en selectielijsten bevatten op zichzelf geen aanknopingspunten voor microselectie bij chatberichten, maar vormen daartoe ook geen belemmering. De archiefwet bevat voor overheidsorganen een zorgplicht voor een goed geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden. Dit impliceert dat enige vorm van schifting (‘het opruimen van het bureau’) is toegestaan zodat tenminste de ‘belangrijke’ berichten worden bewaard.
Er valt helaas geen omschrijving op microniveau te geven welke berichten er precies voor bewaring in aanmerking komen (microselectie); deze inschatting is aan de deelnemers aan het gesprek. Doorgaans kunnen zij het belang van het bewaren van de berichten het beste duiden binnen de context van het dossier. Er moet in ieder geval stil worden gestaan bij het belang van het bewaren van berichten.
Vervolgens moet een bewuste risico-inschatting worden gemaakt, ook met oog op potentiële toekomstige ontwikkelingen.
AVG
Chatberichten vallen onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dat betekent dat de gemeente integer en vertrouwelijk om moet gaan met persoonsgegevens in chatberichten.
Bij gebruik van berichtenapps en bewaren van chatberichten is er sprake van het verwerken van persoonsgegevens, omdat de berichtverwerking ook persoonsgegevens van identificeerbare levende natuurlijke personen omvat.
Eventuele verwerking moet voldoen aan de volgende principes:
- Ze is rechtmatig, behoorlijk en transparant;
- Er is een duidelijk verband met het doel van de verwerking;
- Er worden niet meer gegevens gebruikt dan noodzakelijk;
- De gegevens zijn correct;
- De gegevens worden een beperkte tijd opgeslagen;
- Er wordt integer en vertrouwelijk met gegevens omgegaan.
Het is een ingewikkelde uitdaging om de archivering voor chat-apps goed in te richten. Dit speelt niet alleen bij ons, maar ook op landelijk niveau. Voordat wij over kunnen gaan op het exporteren en veiligstellen van chatberichten is het noodzakelijk om eerst een Privacy Impact Assesment uit te voeren. Op deze manier wordt inzichtelijk welke privacy risico’s er zijn en welke noodzakelijke maatregelen moeten worden getroffen om de verwerking van persoonsgegevens in re richten conform de AVG.
2. Deelt het college onze zorg dat communicatie die via WOB-procedures opgevraagd zou kunnen worden door de automatische verwijderfunctie verloren kan gaan?
Antwoord: Zoals aangegeven bij het antwoord op vraag 1, vinden wij het belangrijk om alle communicatie die leidt tot bestuurlijke besluitvorming te archiveren. Om die reden moeten richtlijnen worden vastgelegd hoe om te gaan met de berichten in chat-apps.
3. Hoe moet de burger op de volledigheid van de vrijgegeven communicatie in een Wob-verzoek vertrouwen als deze communicatie bij regelmaat verwijderd kan worden?
Antwoord: Wij vinden het belangrijk dat de burger ervan uit kan gaan dat alle relevante berichten die leiden tot bestuurlijke besluitvorming gearchiveerd zijn. Zoals aangegeven ontwikkelen we daarom richtlijnen daartoe voor de organisatie.
4. Zijn er leden van het college die gebruikmaken van Signal? Zo ja, is dit voor werkgerelateerde communicatie?
Antwoord: Om uw vragen goed te kunnen beantwoorden, is het van belang allereerst te schetsen hoe er binnen de organisatie gebruik wordt gemaakt van chatapps, zoals Signal, SMS en Whatsapp. Wij voorzien de organisatie van een mobiele telefoon, maar beheren niet de apps die daarop worden gedownload. Of en hoe daar gebruik van wordt gemaakt, is een individuele keuze. Op centraal niveau wordt niet bijgehouden of en hoeveel medewerkers de Signal-app op hun toestel hebben geïnstalleerd.
Als college maken we in sommige gevallen gebruik van de Signal-app. Dit doen wij vooral omdat het gebruik van deze app ervoor zorgt dat er op veilige wijze gegevens uitgewisseld kunnen worden. Bijvoorbeeld bij veiligheidsdossiers, met als bijkomend voordeel dat dit een kanaal is dat ingezet kan worden als andere communicatiemiddelen uitgevallen zijn. Er is hierbij geen gebruik gemaakt van de mogelijkheid om chatberichten te verwijderen.
5. Zijn er ambtenaren die Signal gebruiken voor werkgerelateerde communicatie?
Antwoord: Zie antwoord op vraag 4.
6. Wordt – bij werkgerelateerd gebruik van Signal – gebruik gemaakt van de optie om berichten automatisch te laten verwijderen?
Antwoord: Zie antwoord op vraag 4, dat is onbekend.
7. Zijn er in het verleden werkgerelateerde berichten verwijderd door collegeleden, de gemeentesecretaris of leidinggevenden?
Antwoord: Zie antwoord op vraag 4, dat is onbekend.
8. Heeft de gemeente richtlijnen voor het gebruik van Signal? Zo ja, wat zijn deze richtlijnen?
Antwoord: Nee, zie ook het antwoord op vraag 1. Wij vinden het wel belangrijk dat die richtlijnen er komen.
9. Indien Signal binnen de gemeente Leiden wordt gebruikt, welke waarborgen zijn er om te voorkomen dat deze app gebruikt wordt om WOB-procedures te omzeilen?
Antwoord: Als er gebruik wordt gemaakt van deze app, gelden de daarvoor geldende archiefregels, ook zonder richtlijnen.
10. Indien de gemeente nog geen richtlijnen hanteert voor het gebruik van Signal, is het college dan bereid om deze alsnog op te stellen en daarover de raad te informeren?
Antwoord: Ja, wij starten in het tweede kwartaal van dit jaar met het opstellen van de richtlijnen voor berichtenverkeer via de telefoon. Voor u is het goed om te weten dat dit een onderwerp is waarop we de Ondernemingsraad zorgvuldig moeten meenemen. Wij verwachten daarom dat wij u over de definitieve richtlijnen niet eerder dan aan het einde van het jaar kunnen informeren.
Bronverwijzing: