Partij Sleutelstad wil van college weten waarom wethoudersbrieven al in de media verschijnen voordat ze door de gemeenteraad worden ontvangen

Indiendatum: 10 mei 2022 (bijgewerkte versie)

Door: Thijs Vos (Partij Sleutelstad)

Het is ons opgevallen dat de afgelopen tijd met enige regelmaat de inhoud van collegebrieven eerder in de lokale media is verschenen dan door de gemeenteraad en belanghebbenden is ontvangen. Zo schreef het Leidsch Dagblad op 29 april j.l. over een brief aan de gemeenteraad over de eerste uitkomsten, alsmede de vertraging van het verkeersonderzoek naar de Turfmarkt en Morsweg, terwijl deze brief pas op 2 mei 2022 door de gemeenteraad is ontvangen.[1] Dat geldt eveneens voor de brief over de uitkomsten van een evaluatie van de dienstverlening door de gemeente Leiden, waarover het Leidsch Dagblad al op 30 april j.l. schreef,[2] terwijl deze brief nog niet door de raad is ontvangen (situatie 2 mei 2022). Datzelfde geldt voor de Rapportage Woningbouwmonitor, waarover het Leidsch Dagblad op 2 mei 2022 rapporteerde. [3]

De fractie van Partij Sleutelstad realiseert zich dat waar gewerkt wordt ook wel eens wat fout gaat, maar het komt wat ons betreft de laatste tijd te vaak voor dat we brieven aan de raad eerst uit de media moeten vernemen.

1. Is het college het met ons eens dat het niet de bedoeling is dat de inhoud van brieven aan de raad eerst in de media wordt gepubliceerd voordat ze door de gemeenteraad worden ontvangen?
2. Is het college het met ons eens dat dit toch te vaak voorkomt?
3. Hoe kan het gebeuren dat brieven aan de raad eerder worden ontvangen door de media dan door de gemeenteraad/griffie (zoals bij de brieven over het verkeersonderzoek en de gemeentelijke dienstverlening)?
4. Welke stappen gaat het college ondernemen om dit in het vervolg te voorkomen?

[1] Proef met verkeersafsluitingen Rijnzichtbrug en Turfmarkt succesvol – Artikel op Sleutelstad.nl op 29 april 2022 – https://sleutelstad.nl/2022/04/29/proef-met-verkeersafsluitingen-rijnzichtbrug-en-turfmarkt-succesvol/

Groot verkeersonderzoek Leids centrum vertraagd door nieuw knelpunt aan de rand van de stad – Artikel in het Leidsch Dagblad op 29 april 2022 – https://www.leidschdagblad.nl/cnt/dmf20220429_93979559

[2] Dienstverlening Leiden minder ’dan de stad mag verwachten’ – Artikel in het Leidsch Dagblad op 30 april 2022 – https://www.leidschdagblad.nl/cnt/dmf20220429_7344379

[3] Wethouder Spijker: ’Leiden telt vanaf 2024 méér dan voldoende sociale huurwoningen’ – Artikel in het Leidsch Dagblad op maandag 2 mei 2022. https://www.leidschdagblad.nl/cnt/dmf20220502_91459825

Antwoorddatum: 16 mei 2022

Het college is het met u eens dat het niet de bedoeling is de inhoud van brieven die aan de raad gericht zijn met de pers te delen, voordat deze naar de raad verstuurd zijn. Helaas is het afgelopen weken enkele keren mis gegaan. Dit betreft incidenten, die het gevolg zijn geweest van een ongelukkige samenloop van omstandigheden.

Tussen bureau secretaris (ondersteuning college), bureau griffie (ondersteuning raad) en persvoorlichting bestaan heldere werkafspraken over het overdragen van documenten, zoals raadsbrieven en raadsvoorstellen, aan de raad en de externe berichtgeving daarover. Voorop staat dat de raad altijd eerder geïnformeerd wordt dan de pers.

De door u aangehaalde brieven zijn zoals gezegd door een ongelukkige samenloop van omstandigheden echter eerder bij de pers beland, dan bij u.

De collega’s van bureau griffie, bureau secretaris en communicatie voeren regelmatig overleg met elkaar over de werkprocessen en hoe deze in de praktijk uitpakken. Mochten zich verbeterpunten voordoen, dan zullen we deze zeker implementeren. Naar aanleiding van de recente incidenten is herbevestigd dat wanneer zaken in korte tijd moeten worden doorgeleid of juist even on hold moeten worden gezet, altijd geverifieerd moet worden of dat bij alle betrokkenen bekend is.