Bestuursreglement

Bestuursreglement Politieke Vereniging PS

Op 29 november 2023 heeft de ALV het Bestuursreglement ingetrokken en dus niet meer van toepassing. Het Huishoudelijk Reglement is hiervoor in de plaats gekomen. De laatste versie van het Bestuursreglement is hieronder alleen nog in het kader van archivering raadpleegbaar.

Dit reglement is vastgesteld door de Algemene Ledenvergadering van de Politieke Vereniging PS (Partij Sleutelstad) op 23 september 2019. Dit reglement is een aanvulling op de Statuten van de vereniging en regelt de samenstelling, benoeming, bevoegdheden, besluitvorming en verantwoording van het bestuur.

I. Algemene Bepalingen

Artikel 1: Definities

Onder de volgende begrippen wordt verstaan:
a. Statuten: De door de Algemene Ledenvergadering vastgestelde Statuten van
de Politieke Vereniging PS (Partij Sleutelstad).
b. Verkiezingsreglement: Een door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld
reglement over de deelname aan verkiezingen en de vaststelling van het
verkiezingsprogramma en de kandidatenlijst.
c. Giften en afdrachtenregeling: Een door de algemene ledenvergadering vastgesteld reglement waarin de regels met betrekking tot het ontvangen van giften en de afdrachtsregeling wordt uitgewerkt.
d. Vereniging: De Politieke Vereniging PS (Partij Sleutelstad).
e. Bestuur: Het bestuur van de Politieke Vereniging PS (Partij Sleutelstad).
e. Fractie: de leden die in de Gemeenteraad Leiden zijn verkozen op een
kandidatenlijst die ingediend is door de vereniging, alsmede de leden die als duo-raadslid zijn benoemd of als fractie-assistent zijn aangesteld.
f. Integriteitscode: Een door de ALV of het Bestuur vastgesteld basisdocument met daarin uitgangspunten, normen en regels met betrekking tot integriteit.”
g. Volstrekte meerderheid: meer voorstemmen dan tegenstemmen;
h. Kandidaat: een lid dat zich heeft aangemeld voor een vacature in het bestuur
of een commissie;
i. Website: de door de fractie en vereniging onderhouden website op de url
https://partijsleutelstad.nl.
j. Afdrachten: een zoals in het afdrachten- en giftenreglement bedoelde afdracht.
k. Boekjaar: Het kalenderjaar.
l. Jaar: Twaalf maanden.
Onder schriftelijk wordt ook correspondentie per mail verstaan.

Artikel 2: Status en inhoud reglement

Dit reglement is opgesteld ter uitwerking en aanvulling op de Statuten voor wat betreft de benoemingswijze, de bevoegdheden, besluitvorming en de (financiële)
verantwoording van het bestuur.
Het bestuur en de afzonderlijke bestuursleden zijn gehouden tot naleving van dit reglement.
Waar dit reglement strijdigheden bevat met de wet of de Statuten, prevaleert de wet, gevolgd door de Statuten.

Artikel 3: Integriteit

Bestuurders en andere vertegenwoordigers van de vereniging zijn gehouden tot een behoorlijke taakvervulling en te handelen in overeenkomst met de integriteitscode.

II. Samenstelling, benoeming en ontslag

Artikel 4: Samenstelling bestuur

Het bestuur bestaat uit een door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld aantal leden, met een minimum van
drie en bij voorkeur een oneven aantal, waaronder een voorzitter, secretaris en penningmeester.
De leden van het bestuur worden gekozen door de algemene ledenvergadering voor
een termijn van vier jaar. Aan de Algemene Ledenvergadering wordt een nietbindende voordracht gedaan door de sollicitatiecommissie.

Artikel 5: Publicatie vacature-oproep

Bij het ontstaan of dreigen te ontstaan van een vacature in het bestuur wordt een
sollicitatieoproep op de website geplaatst en schriftelijk verspreid onder de leden. De
sollicitatieoproep bevat een profielschets en het tijdspad van de sollicitatieprocedure.
De profielschets en het tijdspad worden vastgesteld door het bestuur na ruggenspraak met de fractie.

Artikel 6: Kandidaatstelling en sollicitatieprocedure

Leden kunnen zich kandidaat stellen voor een bestuursfunctie binnen de door het bestuur vastgestelde periode door het sturen van een korte motivatiebrief en CV
naar de sollicitatiecommissie.
De sollicitatiecommissie stelt een niet-bindende voordracht op aan de Algemene Ledenvergadering. De sollicitatiecommissie kan meer kandidaten voordragen dan dat
er bestuursvacatures zijn en kandidaten voordragen voor de functies voorzitter, secretaris of penningmeester.
Kandidaten worden terstond ingelicht door de sollicitatiecommissie over haar
oordeel of ze de betreffende kandidaat wel of niet voordragen. De
sollicitatiecommissie rapporteert over haar voordracht aan het bestuur en de fractie.
Niet-voorgedragen kandidaten dienen binnen vijf dagen het bestuur in te lichten of zij hun kandidatuur handhaven of intrekken.
Het bestuur informeert de leden schriftelijk over de voordracht van de
sollicitatiecommissie en welke andere leden zich kandidaat hebben gesteld.

Artikel 7: Sollicitatiecommissie

De leden van de sollicitatiecommissie worden benoemd uit de leden van de
vereniging bij een gemeenschappelijk besluit van het bestuur en de fractie. Indien
het bestuur en de fractie niet tot een gemeenschappelijk besluit kunnen komen, benoemen zij beiden twee leden. De sollicitatiecommissie kent bij voorkeur een
oneven aantal leden en een evenredige vertegenwoordiging van bestuurs- en
fractieleden.
Kandidaten voor een bestuursfunctie kunnen niet tevens lid van de
sollicitatiecommissie zijn.
Het bestuur faciliteert de werkzaamheden van de sollicitatiecommissie.

Artikel 8: Benoeming c.q. verkiezing door de ALV

Bestuursleden worden benoemd door de Algemene Ledenvergadering.
Tijdens de Algemene Ledenvergadering krijgen alle kandidaten kort de gelegenheid
om zich te presenteren. De sollicitatiecommissie licht vervolgens haar voordracht
toe.
Als het aantal kandidaten gelijk of lager is dan het aantal vacante bestuursfuncties:
Indien geen van de leden bezwaar maakt tegen één van de kandidaten kan de voorzitter hen bij acclamatie benoemen. Mocht dit wel het geval zijn, dan wordt
schriftelijk gestemd over de benoeming van de kandidaat waartegen bezwaar is
gemaakt, waarbij elk lid voor of tegen kan stemmen. Indien een volstrekte meerderheid voorstemt is de kandidaat verkozen tot bestuurslid.
Als er het aantal kandidaten hoger is dan het aantal vacante bestuursfuncties, wordt een schriftelijke stemming gehouden, waarbij gelijktijdig over de benoeming van alle vacante bestuursfuncties wordt gestemd. Het aantal stemmen van elk lid is gelijk aan het aantal vacante bestuursfuncties, waarbij elk lid per stemming slechts één stem op
dezelfde kandidaat kan uitbrengen. Kandidaten zijn verkozen indien zij de stem behalen van meer dan de helft van de leden die een geldige stem uitbrengen.
Indien na de stemming nog niet alle bestuursvacatures zijn vervuld, wordt herstemd tussen de niet-verkozen kandidaten, waarbij de kandidaat met de minste stemmen
afvalt. Op deze wijze wordt herstemd totdat alle bestuursvacatures zijn vervuld. De voorgaande bepalingen uit dit lid zijn van toepassing op herstemmingen.
Indien schriftelijk wordt gestemd, benoemt de voorzitter ter plaatste een commissie van ten minste twee leden die belast is met het tellen van de stemmen.
De Algemene Ledenvergadering kan een niet-bindende voordracht doen aan het bestuur over de benoeming van een bestuurslid tot voorzitter, secretaris of penningmeester. Het derde tot vijfde lid zijn van toepassing op de besluitvorming
over deze voordracht.

Artikel 9: Taak- en functieverdeling bestuursleden

Het bestuur stelt de taakverdeling onder haar leden vast en benoemt, rekening
houdend met de niet-bindende voordracht van de algemene ledenvergadering, uit
haar midden de voorzitter, secretaris, penningmeester en hun plaatsvervangers. De leden worden schriftelijk geïnformeerd over de vaststelling en wijziging van de
functie- en taakverdeling.
De functies van voorzitter, secretaris en penningmeester worden door verschillende personen bekleed, doch bij uitzondering kan het bestuur dezelfde persoon benoemen in de functies van secretaris en penningmeester.

Artikel 10: Incompatibiliteit fractie- en bestuurslidmaatschap

Bestuursleden kunnen niet tevens raadslid, duo-raadslid of fractiemedewerker zijn, behoudens een overgangsperiode van zes maanden.
Het bestuur is bevoegd om de in het eerste lid bedoelde overgangsperiode te verlengen tot de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering.
De Algemene Ledenvergadering kan bij twee derde meerderheid besluiten tot het verlenen van dispensatie voor een bepaalde of onbepaalde tijd.

Artikel 11: Rooster van aftreden

Bestuursleden treden af volgens een door het bestuur op te maken rooster. Een aftredend
bestuurslid is onmiddellijk herbenoembaar.

Artikel 12: Schorsing en ontslag bestuursleden

Bestuursleden kunnen te allen tijden onder opgaaf van redenen door de algemene ledenvergadering worden geschorst en ontslagen. De algemene ledenvergadering besluit tot schorsing of ontslag met twee derde meerderheid van de uitgebrachte stemmen.
De schorsing eindigt wanneer de algemene ledenvergadering niet binnen drie maanden tot ontslag heeft besloten.
Het geschorste bestuurslid wordt in de gelegenheid gesteld om zich in de algemene ledenvergadering te verantwoorden en kan zich laten bijstaan door een raadsman.

III. Taken Partijbestuur

Artikel 13: Besturen van de vereniging

Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging, waaronder:

a. De toelating van leden en het voeren van de ledenadministratie;
b. Het bijhouden van een register van donateurs;
c. Het voeren van de financiële administratie, waaronder het opstellen van een
begroting, op de in artikel 22 bepaalde wijze, en daarover in het volgende boekjaar
verantwoording voor afleggen op de in artikel 23 bepaalde wijze;
d. Het innen van contributies, donaties en afdrachten in overeenkomst met het afdrachten- en giftenreglement;
e. Het beheer van de geldmiddelen en eigendommen van de vereniging;
f. Het opstellen van een jaarverslag en jaarrekening;
g. Het aangaan van, met voorafgaande goedkeuring van de algemene
ledenvergadering, overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding of bezwaring van
registergoederen en tot het aangaan van overeenkomsten waarbij de vereniging zich
als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of
zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt;
h. Het bijeenroepen van de Algemene Ledenvergadering en het uitvoeren van haar
besluiten;
i. het verrichten van andere noodzakelijke (bestuurlijke) activiteiten.

Artikel 14: Vertegenwoordiging van de vereniging:

Het bestuur vertegenwoordigt de vereniging.
De vertegenwoordiging komt toe aan de voorzitter tezamen met de secretaris of de penningmeester, dan wel de secretaris tezamen met de penningmeester. Bij ontstentenis of belet van één van hen, is diens plaatsvervanger in zijn plaats bevoegd.
Voor het beschikken over bank- en girosaldo is de handtekening van de
penningmeester voldoende, doch voor transacties naar de penningmeester zelf is
goedkeuring van het bestuur vereist.

Artikel 15: Bevorderen ledendeelname en communicatie

Het bestuur bevordert de deelname van leden aan de vereniging.
Gezamenlijk met de fractie is het bestuur verantwoordelijk voor:
a. Het beheer van de website, de nieuwsbrief en sociale mediakanalen;
b. Het organiseren van activiteiten en bijeenkomsten voor leden en niet-leden, waaronder het politiek café.

Artikel 16: Faciliteren verkiezingsdeelname

Het bestuur is belast met het faciliteren van de voorbereiding van de deelname aan
verkiezingen en van het uitvoeren van de campagne, op de wijze zoals in het
Verkiezingsreglement is vastgelegd.

Artikel 17: Globaal toezicht op de fractie

Het bestuur houdt op afstand toezicht op de fractie, zowel wat betreft haar functioneren als de door haar gevoerde koers.
Het bestuur voert jaarlijkse functioneringsgesprekken met
fractieleden.

Artikel 18: Handhaven statuten en bemiddelen bij conflicten

Het bestuur is belast met het toezicht op de naleving en handhaving van de statuten en reglementen.
Het bestuur bemiddelt bij het voorkomen of beslechten van conflicten binnen de vereniging. Het bestuur kan daarbij eventueel externe hulp inschakelen.
Het partijbestuur kan iemand in de uitoefening van een functie schorsen, behoudens uit de functies van raadslid, duo-raadslid en fractiemedewerker, of andere
maatregelen treffen. Deze maatregelen worden aan de betrokkenen medegedeeld,
met opgave van de redenen.

IV. Besluitvorming

Artikel 19: Besluitvorming door het Bestuur

Het bestuur neemt besluiten bij absolute meerderheid onder alle bestuursleden, ongeacht of zij wel of niet aanwezig zijn bij een bestuursvergadering.
De voorzitter bepaalt de wijze waarop de stemmingen in de bestuursvergadering worden gehouden. Bij staking van de stemmen over zaken is het voorstel verworpen. Staken de stemmen over personen, dan beslist het lot. Indien bij verkiezing tussen meer dan twee personen door niemand een volstrekte meerderheid wordt behaald, wordt herstemd totdat door één persoon een volstrekte meerderheid wordt behaald. Bij elke herstemming valt de persoon met de minste stemmen af.
Het door de voorzitter ter bestuursvergadering uitgesproken oordeel omtrent de uitslag van een stemming, is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voor zover werd gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel. Wordt echter onmiddellijk na het uitspreken van het oordeel van de voorzitter de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats, indien de meerderheid van de vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, een bestuurslid dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming.
Elk bestuurslid kan een ander bestuurslid een schriftelijke volmacht verlenen tot het uitbrengen van zijn stem. Een bestuurslid kan voor hoogstens één ander bestuurslid als gevolmachtigde optreden.

Artikel 20: Bestuursvergaderingen

Het bestuur komt zo vaak bijeen als zij zelf nodig acht, doch ten minste tweemaal per kalenderjaar. Het bestuur kan anderen dan bestuurders uitnodigen om deel te nemen aan bestuursvergaderingen.
Een bestuursvergadering kan worden bijeengeroepen door de voorzitter, de secretaris of ten minste twee bestuursleden. De bestuursleden besluiten schriftelijk, digitaal of telefonisch over datum, tijdstip en plaats van de bestuursvergadering.
De bestuursvergaderingen worden geleid door de voorzitter. Bij diens afwezigheid voorziet het bestuur zelf in de leiding van haar vergaderingen.
Van het ter bestuursvergadering verhandelde worden notulen gehouden door de secretaris of een door de voorzitter aangewezen persoon. Deze notulen worden in dezelfde of in een volgende bestuursvergadering vastgesteld en ten blijke daarvan door de voorzitter en de secretaris van die vergadering ondertekend.

Artikel 21: Besluiten buiten bestuursvergaderingen

Besluiten van het bestuur kunnen, mits met voorkennis van alle bestuursleden genomen en geen van hen hiertegen bezwaar maakt, ook telefonisch, schriftelijk of digitaal tot stand komen. Besluiten die buiten een bestuursvergadering worden
genomen worden schriftelijk vastgelegd en zo spoedig mogelijk medegedeeld aan de fractie.
Indien door een bestuurslid binnen vijf dagen de juistheid van een dergelijk besluit wordt betwist vervallen de rechtsgevolgen van het besluit.

Artikel 22: Informatieplicht en ruggenspraak met fractie

Het bestuur informeert de fractie over door haar genomen besluiten en relevante ontwikkelingen binnen de vereniging.
Voordat het bestuur besluiten neemt met mogelijke politieke consequenties, pleegt zij ruggenspraak met de fractie.

V. Verantwoording aan de ALV en overige bepalingen

Artikel 23: Begroting van de vereniging

Het bestuur stelt de begroting van de vereniging op, die in werking treedt na goedkeuring door de Algemene Ledenvergadering.
De begroting wordt behandeld in een algemene ledenvergadering voorafgaande aan de start van het betreffende boekjaar.

Artikel 24: (Financiële) verantwoording aan de ALV

Na afloop van het boekjaar legt het bestuur verantwoording af over haar
werkzaamheden en de financiën aan de Algemene Ledenvergadering. Het bestuur stelt daarbij een jaarverslag en jaarrekening vast.
De jaarrekening bevat in ieder geval de balans, de staat van baten en lasten en het exploitatieoverzicht. In de toelichting op de jaarrekening worden alle schenkingen en
donaties aan de vereniging boven het bedrag dat de wet financiering politieke partijen voorschrijft vermeldt. Deze stukken worden ondertekend door de
bestuursleden; ontbreekt de ondertekening van een of meer hunner, dan wordt daar
onder opgave van redenen melding van gemaakt.
De kascommissie is belast met het financieel toezicht op het bestuur en onderzoekt daarbij de in lid 1 genoemde stukken. Het bestuur is verplicht om aan de kascommissie ten behoeve van haar werkzaamheden alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en
inzage in de boeken en bescheiden van de vereniging te geven.
Binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn door de algemene ledenvergadering, legt het bestuur de in lid 1 genoemde stukken ter goedkeuring voor aan de Algemene Ledenvergadering, waarbij de
kascommissie verslag uitbrengt over haar bevindingen. De Algemene
Ledenvergadering verleent aan het bestuur décharge over het gevoerde beheer nadat de Kascommissie hierover als zodanig heeft geadviseerd.
Na verloop van de termijn kan ieder lid in rechte vorderen van de gezamenlijke bestuurders dat zij deze verplichtingen nakomen.

Artikel 25: Benoeming van de kascommissie

De Algemene Ledenvergadering benoemt de voorzitter en de leden van de kascommissie. Haar leden kunnen gedurende de te onderzoeken boekjaren geen
bestuurslid zijn geweest.
De Algemene Ledenvergadering stelt het aantal en de termijn, doch niet langer dan vier jaar, van de kascommissieleden vast.
Leden kunnen zich tot tijdens de Algemene Ledenvergadering kandidaat stellen bij het bestuur. Verder zijn de bepalingen uit het tweede tot vijfde lid van artikel 7 van toepassing op de benoeming van de kascommissie.

Artikel 26: Commissies en werkgroepen van het bestuur

Het bestuur kan zich bij de uitvoering van haar werkzaamheden laten bijstaan door commissies en werkgroepen. Hun voorzitter en leden worden door het bestuur
benoemd.
Indien een commissie of werkgroep verantwoordelijk is voor taken die gezamenlijk met de fractie worden uitgevoerd, worden de leden van een dergelijke commissie benoemd bij een gemeenschappelijk besluit van het bestuur en de fractie. Indien
geen gemeenschappelijk besluit genomen kan worden, benoemen het bestuur en de fractie beiden een gelijk aantal leden.
Voorgaande leden zijn niet van toepassing op de commissies die verantwoordelijk zijn voor het verkiezingsprogramma en de kandidaatstelling. Zij worden benoemd op de in het verkiezingsreglement vastgelegde wijze.

VI. Slotbepalingen

Artikel 27: Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking zodra het met twee derde meerderheid is goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering.

Artikel 28: Publicatie reglement

De integrale tekst van dit reglement wordt gepubliceerd op de website en schriftelijk verstuurd naar de leden.